Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Keltaisen Ruusun / Noliva Oy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 29.9.2020. Viimeisin muutos 12.8.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Noliva Oy (3540962-3)
Malminrinne 2–4
00100 Helsinki

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Sari Ruskeeniemi
+358 50 5143348
myynti@keltainenruusu.fi

3. Rekisterin nimi

Keltaisen Ruusun / Noliva Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• tilausten vastaanottamiseen, käsittelyyn, maksamiseen ja toimittamiseen
• asiakassuhteen hoitamiseen ja ylläpitämiseen
• asiakaspalveluun ja yhteydenpitoon
• palautusten, reklamaatioiden ja muiden asiakaspalvelutilanteiden käsittelyyn
• lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitoon liittyvien velvollisuuksien, hoitamiseen
• markkinointiin ja suoramarkkinointiin sovellettavan lainsäädännön mukaisesti
• verkkokaupan, palveluiden ja asiakaskokemuksen kehittämiseen ja analysointiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on käsittelyn tarkoituksesta riippuen:

Sopimuksen täytäntöönpano: henkilötietoja käsitellään asiakkaan tekemän tilauksen käsittelemiseksi, maksamiseksi ja toimittamiseksi sekä asiakassuhteen hoitamiseksi.

Lakisääteinen velvoite: henkilötietoja käsitellään silloin, kun lainsäädäntö, kuten kirjanpitolainsäädäntö, edellyttää tietojen säilyttämistä tai muuta käsittelyä.

Suostumus: henkilötietoja voidaan käsitellä asiakkaan antaman suostumuksen perusteella esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin tai evästeiden käyttöön silloin, kun suostumus vaaditaan. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseen, palveluiden kehittämiseen, väärinkäytösten ehkäisemiseen ja liiketoiminnan asianmukaiseen ylläpitämiseen silloin, kun käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu eikä rekisteröidyn oikeudet ja edut syrjäytä sitä.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• nimi
• yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• asiakas- ja tilaustiedot, kuten tilausnumero, tilatut tuotteet, toimitustapa ja toimitukseen liittyvät tiedot
• maksamiseen liittyvät tiedot, kuten valittu maksutapa ja maksun tila
• asiakaspalveluun, yhteydenottoihin, palautuksiin ja reklamaatioihin liittyvät tiedot
• markkinointiin ja markkinointilupiin liittyvät tiedot
• verkkokaupan käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerättävät tiedot sekä verkkokaupan käyttötiedot
• muut asiakkaan itse antamat asiakassuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot.

Emme tallenna asiakkaan maksukortin tai verkkopankin tunnistetietoja omiin järjestelmiimme. Maksut käsitellään käytössä olevien maksupalveluntarjoajien kautta.

6. Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään esimerkiksi:

• verkkokaupassa tehdyn tilauksen yhteydessä
• asiakastilin luomisen yhteydessä
• yhteydenotto- ja muiden verkkolomakkeiden kautta
• sähköpostitse tai puhelimitse
• uutiskirjeen tai muun markkinointiviestinnän tilaamisen yhteydessä
• palautusten, reklamaatioiden ja muiden asiakaspalvelutilanteiden yhteydessä.

Tietoja voidaan saada myös tilauksen maksamiseen ja toimittamiseen osallistuvilta palveluntarjoajilta, esimerkiksi maksun tilaa tai lähetyksen toimittamista koskevia tietoja.

Verkkokaupan käytöstä voidaan lisäksi kerätä teknisiä tietoja evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Evästeiden käytöstä ja niiden hallinnasta kerrotaan tarkemmin evästeasetuksissa.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai antaa käsiteltäväksi sellaisille palveluntarjoajille, joiden palveluita käytämme verkkokaupan ja asiakassuhteen hoitamisessa.

Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi:

• verkkokauppa- ja IT-palveluiden tarjoajat
• maksu- ja rahoituspalveluiden tarjoajat
• kuljetus- ja logistiikkayhtiöt
• sähköposti- ja asiakaspalvelupalveluiden tarjoajat
• markkinointi-, uutiskirje- ja analytiikkapalveluiden tarjoajat
• kirjanpito- ja muut lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen osallistuvat palveluntarjoajat.

Henkilötietoja luovutetaan tai annetaan käsiteltäväksi vain siinä laajuudessa kuin se on kyseisen palvelun toteuttamiseksi tarpeellista.

Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille silloin, kun laki tai viranomaisen toimivaltainen pyyntö sitä edellyttää.

Osa käyttämistämme palveluntarjoajista voi käsitellä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin henkilötietojen siirroissa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja käytetään soveltuvaa lainmukaista siirtoperustetta ja tarvittaessa asianmukaisia suojatoimia.

8. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Tilaus-, maksu- ja kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpito- ja muun sovellettavan lainsäädännön edellyttämän ajan.

Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin tietojen säilyttäminen on tarpeellista esimerkiksi reklamaatioiden, oikeudellisten vaatimusten tai muiden asiakassuhteeseen liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi.

Asiakaspalveluun ja yhteydenottoihin liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen asian käsittelemiseksi ja mahdollisten myöhempien selvitystarpeiden vuoksi.

Suostumukseen perustuvia markkinointitietoja säilytetään, kunnes asiakas peruuttaa suostumuksensa tai tietojen käsittelylle ei enää ole perustetta.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan säännöllisesti sovellettavan lainsäädännön ja säilytyskäytäntöjemme mukaisesti.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti. Henkilötietojen suojaamisessa käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojaustoimenpiteitä.

Henkilötietoihin on pääsy vain niillä Noliva Oy:n työntekijöillä ja yhteistyökumppaneilla, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää tietojen käsittelyä. Käyttöoikeudet rajataan tehtävien mukaisesti.

Henkilötietoja käsitteleviltä palveluntarjoajilta edellytetään asianmukaista tietosuojaa ja tietoturvaa.

Pyrimme suojaamaan henkilötiedot muun muassa asiattomalta pääsyltä, luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, häviämiseltä ja tuhoutumiselta.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun niiden käsittelylle ei enää ole lainmukaista perustetta
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksessa säädetyissä tilanteissa
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun
• vastustaa henkilötietojensa käyttöä suoramarkkinointiin
• saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Henkilötietojen poistamista koskeva oikeus ei ole ehdoton. Tietoja voidaan säilyttää esimerkiksi silloin, kun niiden säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen myynti@keltainenruusu.fi. Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos pyyntö on erityisen monimutkainen tai pyyntöjä on useita, määräaikaa voidaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti tarvittaessa jatkaa.

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Suomessa henkilötietojen käsittelyä valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Suosittelemme kuitenkin ottamaan ensin yhteyttä meihin, jotta voimme selvittää asian.

11. Suoramarkkinointi

Voimme lähettää asiakkaalle sähköistä suoramarkkinointia silloin, kun siihen on asiakkaan suostumus tai muu lainsäädännön mukainen peruste.

Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten ja peruuttaa antamansa markkinointisuostumus.

Sähköisen suoramarkkinoinnin voi peruuttaa viestissä olevan peruutuslinkin kautta tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme osoitteessa myynti@keltainenruusu.fi.

Suoramarkkinoinnin kieltäminen ei vaikuta tilaukseen tai asiakassuhteen hoitamiseen liittyvien välttämättömien viestien, kuten tilaus- ja toimitusvahvistusten, lähettämiseen.

12. Evästeet ja analytiikka

Verkkosivustomme käyttää evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita sivuston toiminnan mahdollistamiseen, käyttökokemuksen parantamiseen sekä sivuston käytön analysointiin ja markkinointiin.

Sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää ilman erillistä suostumusta. Muita kuin välttämättömiä evästeitä käytetään asiakkaan antaman suostumuksen perusteella.

Asiakas voi hyväksyä tai hylätä muut kuin välttämättömät evästeet sekä muuttaa tekemiään valintoja milloin tahansa sivuston evästeasetuksista.

Evästeiden avulla kerättäviä tietoja voidaan käsitellä käyttämissämme analytiikka- ja markkinointipalveluissa. Tarkemmat tiedot käytössä olevista evästeistä, niiden käyttötarkoituksista ja voimassaoloajoista löytyvät sivuston evästeasetuksista.

Muuta evästeasetuksia

13. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja voidaan käyttää verkkokaupan käytön analysointiin, asiakasryhmien muodostamiseen sekä markkinoinnin ja palveluiden kohdentamiseen ja kehittämiseen.

Emme tee asiakkaista pelkästään automatisoituun henkilötietojen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi asiakkaalle oikeudellisia vaikutuksia tai muita vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi toimintamme, käyttämiemme palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste on aina saatavilla verkkosivustollamme. Selosteen alussa ilmoitetaan sen viimeisin päivityspäivä.

Jos tietosuojaselosteeseen tehdään henkilötietojen käsittelyn kannalta olennaisia muutoksia, tiedotamme niistä tarvittaessa asianmukaisella tavalla.